A termelékenység fejlesztés egyik alap feltevése, hogy mindig lehet valamit egy kicsit jobban csinálni. Ezt a gondolkodásmódot egyébként a piaci verseny is megköveteli, hiszen a versenytársaink is folyamatosan fejlesztik működésüket, termékeiket. A 7 lépéses problémamegoldás folyamata, a folyamatos fejlesztés alapja, amely összhangban van a PDCA ciklussal. A problémamegoldás és a döntéshozatal a vezetői munka talán legfontosabb része. A problémát a valós és a tervezett (ideális) állapot közötti eltérésként definiálhatjuk, a probléma megoldás pedig nem más, mint ennek a résnek (eltérésnek) a zárása. 

Célja: a probléma azonosítása (a valós és tervezett (ideális) állapot közötti rés azonosítása) és a probléma megoldása (a rés zárása) a működés fejlesztése vagy szinten tartása érdekében.

A technika lényege: A problémamegoldás 7 lépéses módszerének szisztematikus végrehajtása és az egyes lépésekhez tartozó minőség technikák kreatív alkalmazása.

A Problémamegoldás során a célunk a valós és a tervezett állapot közötti eltérést okozó tényezők azonosítása (mérhetővé tétele), a valódi okok megtalálása és olyan irányú ellenintézkedések bevezetése, amik elősegítik ennek az eltérésnek a csökkentését, illetve megszüntetését, majd amennyiben megfelelő a megoldás, akkor a megoldás szabványosítása és a tapasztalatok megosztása.

A következő táblázat mutatja a problémamegoldás 7 lépését, a kapcsolódásukat a PDCA ciklushoz és az egyes fázisokban alkalmazható minőségeszközöket:

A témaválasztás során olyan témákat kell kiválasztani, amelyek:

• Lényegesek a szervezet és a résztvevők szempontjából
• Felkelti a feletteseink érdeklődését és hajlandóak minket támogatni a megoldásban
• Lényegesek a vevőink (belső, külső) szempontjából
• Képesek vagyunk kezelni (kompetencia, hatáskör)
• A időráfordítás és a hozott eredmény megfelelő arányban vannak
• Belátható időn (kb.: 3 hónap) belül látványos eredményt érhetünk el

A probléma azonosítása következőképpen történhet: 

• Az ideális állapottal való összehasonlítás
• A célkitűzésekkel, irányelvekkel való összehasonlítás
• A következő folyamatot hátrányosan érintő tényezők
• A szabványoktól, követelményektől való eltérés
• Másokkal való összehasonlítás
• A múltbeli helyzettől való eltérés
• A munka során zavart okozó tényezők

A problémák forrása lehet a jelenben vagy a múltban gyökerező. A jelenben gyökerező problémák a jövőben fognak jelentkezni, a múltban gyökerező problémák a jelenben már éreztetik a hatásukat. A célunk, hogy a problémák lehetőleg még a hátrányos események bekövetkezése előtt megszüntessük.

A problémamegoldásnak három fázisát tudjuk megkülönböztetni:

• Reaktív fejlesztés (már a probléma bekövetkezése után avatkozunk be, annak érdekében, hogy legközelebb ne következzen be a probléma, illetve, hogy a probléma következményeit kiküszöböljük
• Folyamatszabályozás (a probléma kialakulását érzékeljük, és közben avatkozunk be, mielőtt pl.: a vevőink is érzékelnék azt és további problémákat vonna maga után)
• Proaktív fejlesztés (már a probléma kialakulása előtt érzékeljük a problémát és így megelőzzük a kialakulását)

Alkalmazása: A folyamatos fejlesztés (KAIZEN) gyakorlati megvalósításának eszközeként.