5S módszer és alkalmazása
Az 5S az egyik legfiatalabb, mégis felméréseink alapján a legelterjedtebb termelékenység fejlesztési (Lean) módszer. Az 5S-t 1991-ben mutatta be OSADA.
Miért olyan sikeres az 5S, miben rejlik az 5S titka
Az 5S lényege, hogy az alapját teremti meg a többi Kaizen tevékenységnek. A dolgozói szinten egy olyan kultúrát (viselkedésmódot) és rendszert 
alakít ki, ami javítja a folyamatok áttekinthetőségét, segíti a rend fenntartását és a folyamatokkal kapcsolatos problémák feltárását és megoldását. Az 5S megteremti azt a vállalati kultúrát és tevékenység rendszert, amelyben az emberek odafigyelnek a munkakörnyezetükre és tudatosan rendben tartják és fejlesztik azt. Az 5S aktivizálja a szervezetet, javítja a dolgozók tulajdonosi szemléletét, fegyelmét és a vállalatról alkotott képet. A beszállító vállalatok, saját gyártási képességeiket adják el, amelyről a vevő helyszíni látogatásokon is szeretne meggyőződni, ezért az üzletszerzéshez és megtartáshoz nagymértékben hozzájárulhat az 5S-sel kialakított jó benyomást keltő munkakörnyezet . Egy 5S-t alkalmazó vállalatnál kevesebb a baleset, kevesebb a selejt és a gépleállás.
Tapasztalataink alapján csak az 5S bevezetésével egy átlagos vállalat kb. 15-20%-os termelékenység növekedést tud elérni. Miből ered ez? Abból, hogy egy jól strukturált, rendezett munkakörnyezetben rengeteg felesleges veszteség (keresgélés, felesleges mozdulatok, átpakolás, munkadarab sérülések, gépmeghibásodások, felesleges utak..) kiküszöbölhető.
Az 5S bevezetése
Az 5S nem egyszerűen a rendrakásról és takarításból áll, hanem egy folyamatszervezési eszköz, ami nem papíron, hanem a fizikai valóságban alakítja ki a folyamat működési keretrendszerét, 
feltételeit (honnan-hová rakjuk az anyagot, hol tároljuk, honnan vesszük el az egyes eszközöket). Az 5S bevezetésével, a dolgozókkal közösen alakítjuk ki a folyamat hatékony, biztonságos megvalósításának megfelelő elrendezést és munkakörnyezetet és kialakítjuk azt a tevékenység rendszert, amellyel ez a munkakörnyezet fenntartható. Amikor egy vállalatnál 5S bevezetést végzünk, akkor kulcs fontosságú, hogy a dolgozók ne azt érezzék, hogy felülről rájuk kényszerítünk egy rendszert (ugyanis bármely folyamat annyit ér, amennyit betartanak belőle). A lényeg, hogy a dolgozókkal közösen olyan rendszert alkossunk, amelyet elfogadnak és a jövőben betartanak.
Az 5S módszer rendkívül egyszerű, könnyen megérthető technika, amely alkalmazása az alapjául szolgál bármely más fejlettebb termelékenységfejlesztési technika sikeres alkalmazásának.
Célja: A hatékony biztonságos és minőségi munkavégzésre alkalmas munkakörnyezet kialakítása és fenntartása. Annak az állapotnak a megteremtése, amelyben a vállalat folyamatosan képes előmozdítani a Kaizent (folyamatos fejlesztést). Az 5S közvetlen céljai: a vállalat arculatának és hírnevének javítása, a hatékonyság növelése, rövidebb átfutási idő és pontos szállítás, kisebb készlet, minőségjavítás, kevesebb géphiba, javuló munkahelyi biztonság, költségcsökkenés, a szervezet aktivizálása, moráljának javítása.
A módszer lényege: A minőségi munkakörnyezet megteremtése. Az 5S öt japán szónak a rövidítése. Amelyek közül az első 3 gyakorlati lépés, az utolsó 2 S pedig a rendszer fenntarthatóságának elérését célozza meg.
| Lépés | Tartalma |
| Seiri: | A szükségtelen dolgok eltávolítása a munkahelyről. A lényeg, hogy a használat alapján minden tárgyról el kell dönteni, hogy szükséges-e és az összes szükségtelen dolgot eltávolítjuk a területről, hogy ne zavarja a munkavégzést. |
| Seiton: | A szükséges dolgok logikus elhelyezése, elrendezése és megjelölése, hogy könnyen elérhetőek legyenek. Ebben a lépésben a termeléshez szükséges eszközök optimális elhelyezésére kerül sor (biztosítva, hogy a gyakran használt eszközöket a lehető leggyorsabban és legkényelmesebben el lehessen érni). Ezt követi a tárolóhelyek és a közlekedési útvonalak szemléletes jelölése, feliratozása. A lényeg, hogy minden tárgynak (a munkavégzés követelményeinek megfelelően) meglegyen a helye és tegyük a helyére. Mindenki tudja, hogy mi a normális állapot és, ha eltérést lát, cselekszik. |
| Seiso: | A dolgozók „jó gazda” szemléletének kialakítása. A munkahely rendszeres tisztán tartása, a szennyeződés forrásánál kezdve. Olyan tiszta, szennyeződésmentes állapot fenntartásban, amelyben megelőzhetők a géphibák, gépleállások és a selejt. Ezen lépés keretén belül célszerű kialakítani a tisztaság ellenőrzésének és fenntartásának napi rutinját. A lényeg, hogy egyértelműen definiáljuk a felelősségeket, és mindenki érezze fontosnak és saját feladatának a tisztaság fenntartását a saját területén. |
| Seiketsu: | Célja annak megakadályozása, hogy visszalépés történjen az első 3S tekintetében. A munkahelyi rend és szervezettség magas szinten tartása folyamatos értékeléssel és visszacsatolással (5S auditok, verseny, állandó helyről való fényképezés, információs táblák). |
| Shitsuke: | A dolgozók képzése, hogy a rendszer alapelveit, és gyakorlatát öntevékenyen, folyamatos vezetői kontroll nélkül is kövessék. A megfelelő fegyelem kialakítása, célunk, hogy az 5S művelése szokássá váljon. |
Az 5S módszer követi a Kaizen 3 lépését: Kiküszöbölés, Csökkentés, Változtatás.
Először a Seiri lépésben a szükségtelen dolgok eltávolításával kiküszöböljük a felesleges dolgok okozta keresgélést, anyagmozgatásokat. A második Seiri lépésben, a dolgok logikus és használati gyakoriság szerinti elrendezésével és jelölésével csökkentjük a keresgéléssel, munkavégzéssel töltött időt. A későbbiekben pedig a kialakított rendszer működésének megfigyelése és értékelése során, a tapasztalatok figyelembe vételével úgy változtatjuk és fejlesztjük a korábban kialakított rendszert (fenntartási és ellenőrzési folyamatokat), hogy figyelembe vesszük az alkalmazás tapasztalatait (kiküszöböljük a menet közben felmerült problémákat, beépítjük a dolgozók javaslatait a rendszerbe, pl.: készülékeket alakítunk ki, új jelöléseket vezetünk be).
Alkalmazása
Bármilyen területen alkalmazható, ahol munkavégzés történik. Elsősorban operatív szinten, a műhelyben lévő rendezettség, tisztaság és a Kaizent elősegítő állapot fenntartása érdekében szoktuk elkezdeni az alkalmazását, de az 5S alkalmazása az irodai területeken is hasonlóan jelentős eredményeket hozhat.
Az 5S bevezetés során arra törekszünk, hogy egy olyan stabil elfogadott rendszert alakítsunk ki, amelyet a későbbiekben a dolgozók önmaguktól betartanak és fenntartanak. Ezért a bevezetés során nem csak a rövid távú, látványos eredményekre, hanem a fenntartható változására helyezzük a hangsúlyt, ahol a célunk olyan viselkedésváltozás elérése a dolgozók napi munkájában, amibe beleépül az 5S folyamatos fenntartása. Ezért az 5S kialakításában minden dolgozót (minden műszakból) be kell vonni, megfelelően tájékoztatni, oktatni kell őket. Figyelembe kell venni a javaslataikat, ötleteiket, meg kell válaszolni, illetve meg kell oldani a felmerült kérdéseiket, problémáikat. Ez egy idő és kommunikáció igényes folyamat, amelyet nem szabad elkapkodni, mert ha nem alapozzuk meg eléggé a bevezetést, akkor a későbbiekben nagy az esélye a visszarendeződésnek és a teljesítményromlásnak.
Az 5S sikeres bevezetése után a minőségi munkakörnyezet fenntartása csak napi néhány perces erőfeszítést igényel. Ennyit bizonyára megér, hogy tisztább, biztonságosabb és kellemesebb munkahelyen dolgozzunk!