Az 5S lényege, hogy az alapját teremti meg a többi Kaizen tevékenységnek. A dolgozói szinten egy olyan kultúrát (viselkedésmódot) és rendszert alakít ki, ami javítja a folyamatok áttekinthetőségét, segíti a rend fenntartását és a folyamatokkal kapcsolatos problémák feltárását és megoldását.

Célja: Annak az állapotnak a megteremtése, amelyben a vállalat folyamatosan képes előmozdítani a KAIZENT. Az 5S közvetlen céljai: a vállalat arculatának és hírnevének javítása, a hatékonyság növelése, rövidebb átfutási idő és pontos szállítás, kisebb készlet, minőségjavítás, kevesebb hiba, javuló munkahelyi biztonság, költségcsökkenés, a szervezet aktivizálása moráljának javítása.

A technika lényege: A minőségi munkakörnyezet megteremtése. Az 5S öt japán szónak a rövidítése.

• Seiri: A szükségtelen dolgok (szükségtelen iratok, dokumentumok) eltávolítása a munkahelyről
• Seiton: A szükséges a dolgok logikus elhelyezése, elrendezése és megjelölése (mindenki tudja, hogy mi a normális állapot és, ha eltérést lát, cselekszik)
• Seiso: A „Seiso” (jó gazda szemlélet) gondolkodásmód kialakítása. Tartsuk tisztán és üresen az asztalunkat és fiókjainkat
• Seiketsu: Az előző 3S szabványosítása. A munkahelyi szervezettség és magas szinten tartása (értékelések, verseny, állandó helyről való fényképezés)
• Shitsuke: A dolgozók képzése, hogy a rendszer alapelveit önállóan is kövessék, a megfelelő fegyelem fenntartása

Alkalmazása: Elsősorban operatív szinten az értékteremtés helyén lévő rendezettség, tisztaság és a KAIZENT elősegítő állapot fenntartása érdekében. Előnye, hogy a szervezet minden szintjén megvalósítható alapelv. A vezetők is példát mutathatnak elkötelezettségükről az alkalmazásával.

Példák:

Íróasztal, a legszemélyesebb munkahelyi terület (egy feldíszített szentély, egy családi fotóalbum, egy sport trófea kiállítás, egy virágkereskedés és mitikus kis tárgyak különös keveréke)
DYMO felmérés 2005-ben, 2600+ vezető részvételével 51% szerint kapcsolat van a beosztottak saját környezetének kialakítása (az íróasztal kinézete) és a munkateljesítmény között
49% "profi, de laza"
31% rendszerezett káosz
13% "kreatív" vagy rendetlen
7% pedáns és jellemző
Pareto: az asztalodon lévő dolgok mindössze 20%-a fontos

Íróasztal 5S
SEIRI: tedd el, amire nincs szükséged
SEITON: találd meg mindennek a helyét, vizuál menedzsment
SEISO: előzd meg, hogy rendetlenség és kosz legyen
SEIKETSU: alkoss közös és egyéni szabályokat
SHITSUKE: ne menj szembe a fizikával, csökkentsd az entrópiát

Julie Mahan (Simply Organizing tulajdonosa - Indianapolis):
"A rendetlenség a támogatásod nélkül jön be az irodádba, de csak a te segítségeddel fog távozni."
Mivel az 5S láthatóvá teszi a veszteségeket (muda), a kiegyensúlyozatlanságokat (mura), az ésszerűtlenségeket (muri), ezzel kezdj az irodai környezetben!!